1
Reúna as informações confirmadas
Anote quem será afetado, o que mudou, o horário em que a mudança entra em vigor, o local e a próxima ação. Indique um contato ou uma orientação alternativa caso os ouvintes precisem de ajuda. Não peça a uma ferramenta de voz que adivinhe nenhum desses detalhes.
2
Escreva para ser ouvido
Apresente a ação logo no início, use nomes de lugares conhecidos e mantenha cada frase curta o suficiente para ser entendida de primeira. Escreva nomes incomuns por extenso e indique os horários sem ambiguidade. Para uma mensagem que será repetida no local do evento, prepare uma abertura curta que faça sentido mesmo sem contexto visual.
3
Revise no ambiente real
Leia ou reproduza o texto proposto no ritmo pretendido. Peça à pessoa responsável pelas informações que confira nomes, datas e instruções; depois, verifique se o áudio pode ser ouvido com clareza no alto-falante, telefone ou canal de vídeo que será usado antes da publicação.